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现代秘书意识:高职文秘核心职业能力培养的先导-论文网

时间:2015-03-18  作者:徐国方,武智

论文摘要:随着社会的发展,秘书日渐成为受人追捧的“白领”职业。,从某种意义上讲,具有现代秘书意识的优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。笔者认为,现代秘书意识是秘书核心职业能力培养的先导,要顺利履行这些职能,本文从秘书意识的意涵和如何加强秘书人员以现代秘书意识为先导的职业能力培养做一些探讨。
论文关键词:高职文秘,秘书意识,职业能力,先导,培养

国际秘书联合会定义“秘书”是上司的特殊助手,他们掌握办公室工作的技巧,能在上司没有过问的情况下表现自己的责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在所有给予的权利范围内作出决定。秘书要在领会贯彻领导意图的过程中与领导配合默契,使领导得心应手,并达到心领神会,挥洒自如的境界。从某种意义上讲,具有现代秘书意识的优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。

秘书”一词来自拉丁文,意为“可靠的员工”。目前,一般把专职秘书、行政专员、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。可以说,具有良好的职业素质和现代意识的秘书一职既是一个极其普通的职位,又是集多种技能于一身的全才。在市场竞争和新旧模式更替的背景下,秘书工作的职能、方式、服务领域和服务手段等也在不断地发展和变化。但参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查,仍是秘书工作的基本职能。

要顺利履行这些职能,笔者以为,仅有其基本素质显然是不行的,欲达到完成秘书使命的优化标准,还必须具备和培养良好的现代秘书意识。培育现代秘书意识是做好工作的前提和保证,有了明确的职业意识,才会自觉运用相关理论指导自己的言行,并努力将秘书专业的理论知识外化为实际技能。现代秘书意识是秘书核心职业能力培养的先导,如果初步形成了现代秘书意识,某种意义上说在起点就是优胜者。现代秘书意识培养主要包括:

一、善于公关意识

随着改革开放的进一步深入,公关意识已渗透到工作的各个环节,秘书人员只有具备较强的公关意识,才能协调好各个方面关系,充分发挥辅助协调作用。秘书人员必须要有较强的公关意识,这样才能搞好公关工作,提高组织的知名度,树立良好的企业形象。

现代秘书意识的培育,要求秘书应强化:1、树立良好形象的意识。形象,是内外公众对一个单位的印象和评价,塑造形象意识是公关意识的核心。2、广结良缘的意识。要在社会中的生存和发展,除了要有良好的形象外,还要有一个尽可能广泛的横向联系网,以争取尽可能多的支持和帮助。3、合作双赢的意识。秘书在各类公共的交往中,既要维护所在单位利益也要兼顾公众的利益,两者不可偏废。

二、清晰角色意识

角色意识对于秘书定位、成长有着积极的作用。秘书的角色意识,是指秘书人员对自己所担任角色的社会地位及有地位所决定的职责的知觉与体会,是秘书工作的灵魂,具体说,秘书角色主要的行为特征是辅助领导管理,为领导提供综合服务。没有领导,秘书角色就不会存在。角色意识强化,要求秘书人员树立动态全新的服务观、积极严谨的参谋观和高度负责的责任观。把为领导、为各职能部门和为基层群众服务作为秘书工作的出发点和归宿。此外秘书以其特有的身份和特殊的方式参与决策准备,承担着承上启下、联系左右、沟通内外的职能,直接或间接地参与领导活动和政务活动。因此,秘书人员处理任何问题都要从维护领导形象、维护班子团结出发,做到不利于班子的话不说、有损领导形象的事不做。

三、进谏规劝意识

进谏规劝意识有利于现代秘书意识的重要方面。秘书人员在政治上要对领导高度负责,发现领导工作、决策上的问题和错误,要通过正当的渠道、妥善的方法向领导机关和有关领导反映,进行及时的纠正和处理;对领导要做到工作服从但不盲目顺从。秘书要有公而忘私的精神境界,为集体的利益要敢进逆耳忠言,勇于直谏。要一身正气、廉洁自律,全心全意做好秘书本职工作。。

四、积极学习意识

秘书要有积极学习意识,必须加强学习、善于学习、广学博览,争做学习型秘书。秘书能不能当好参谋和助手,与秘书知识是否广博有直接关系。所以,要成为一名优秀的秘书人才,就必须树立学习求知意识,有强烈的求知欲望。只有不断扩充自己的知识面,努力提高听、说、读、写、用的能力,才能满足岗位的需要。秘书人员要经常深入实际,运用所学理论知识对现实工作中的问题进行多角度,多层面的分析和研究,不断提高学习和工作的效率。

五、严格保密意识

保密意识是秘书人员应具备的基本素质之一。保密工作是秘书的一项重要内容。秘书部门处于机关的中枢地位,参与机要事物,保密机要文件资料,组织并参加重要会议,秘书人员尤其领导身边工作的秘书人员接触机密更多。为了维护机关乃至国家的利益,秘书人员树立保密意识,就需要掌握一定的保密方法,讲究一定的保密艺术

六、开拓创新意识

以开拓创新意识做好秘书工作,就是在正确思想的指引下,坚持从实际出发,敢于突破陈规,积极解决秘书工作工程中出现的各种新情况、新问题,取得令领导和群众都满意的工作成绩。

以开拓创新意识做好秘书工作包括三方面:一是主动超前的意识。一名秘书人员有无超前意识,工作是否主动,工作效果截然不同。各项工作要令领导满意、令群众满意,秘书就必须具备良好的超前意识。比如,为领导提供文稿,要体现领导的意图,并把意图变成令领导满意的文字。领导想到的、说到的我们都要认真体会,把握;领导没有想到的我们要积极提出建议。

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