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管理学原理在高校辅导员工作中的应用初探

时间:2015-07-09  作者:周屹

[摘要]高校辅导员是高校中从事思想政治教育工作和学生日常管理工作的基层工作者,高校属于文化组织,管理学原理同样适用于高校的管理活动,本文就如何运用计划、组织、领导和控制四项管理职能理论来做好辅导员工作做了初步探讨。
论文关键词:辅导员,管理学,管理职能

高校辅导员是高校中从事思想政治教育工作和学生日常管理工作的基层工作者,其工作职能是学生教育、管理和服务,“工作很重要,事情很难办,责任很重大”是全国高校辅导员对自身工作的普遍认识。管理学原理是系统地研究人类管理活动的普遍规律、基本原理和一般方法的科学,适用于任何类型的组织管理。高校属于文化组织,管理学原理同样适用于高校的管理活动。下面笔者就如何运用计划、组织、领导和控制四项管理职能理论来做好辅导员工作做一简单阐述。

一、做好计划,变被动为主动

辅导员工作的工作是很琐碎的,有人形容辅导员工作是“两眼一睁,忙到熄灯”,每天大大小小的事情推得辅导员团团转,辅导员始终处于一种被动的工作状态,因而倍感疲惫。这其中缺少必要的工作计划是一个主要原因。管理学原理中指出,计划即是制订行动方案,美国管理学家孔茨认为:“计划工作就是预先决定做什么,如何做和谁去做。计划工作就是在我们所处的地方和要去的地方之间铺搭路桥”。计划工作的任务包括做什么、为什么做、何时做、何地做、谁去做、怎么做,计划职能是管理四个职能中居于首位的职能,没有计划则后面的三个管理职能都无从发生作用。结合辅导员工作实践,辅导员的工作职责尽管有统一的认识,但具体来说有工作内容包括哪些任务和活动,从笔者从事辅导员工作的经历来看,各个辅导员的理解是不尽相同的,而且每学年、每学期有哪些具体的学生工作要做,辅导员一般都是凭经验来判断,缺少统一的学校-院系-辅导员-班级的四级工作计划体系。而没有一个预期的行动方案,辅导员的工作就显得被动而且杂乱无章,无法提前安排各项资源和控制各项任务进度,很多任务成了眼前事、急事,在限期完成任务的要求下就会使辅导员手忙脚乱、加班加点、身心疲惫。因此,有必要将学生工作的各项任务和活动纳入到规范的计划中,建立学校-院系-辅导员-班级四级工作计划体系。具体来说就是每学年和每学期末学校团委、教务处、医保处、资助中心、招就处等各相关职能部门制定下一学年和学期的学生工作计划并汇总到学生处,由学生处根据任务的工作量和紧迫程度安排各部门工作的优先级,编制一个统一的计划下发各院系党支部和学生科,各院系党支部、学生科根据学校的总体学生工作计划分解细化制定本院系各年级学生工作计划并下发各年级辅导员,各年级辅导员依据院系学生工作计划细化制定本年级各专业的学生工作计划并下达给各专业班级,各专业班委进一步细化制定本班级各项相关活动和任务的工作计划。在各项计划当中要明确预期达到的目标和各项计划工作所包含的任务(5W1H)。

二、建好组织,保证各项工作按期完成

管理学原理中组织的定义是人们为了一定目标的实现而进行合理的配置和协调,并具有一定边界的社会团体。涉及活动过程的组织是指为了实现组织目标对组织资源进行有效配置的过程。静态的组织是保证计划实施和目标实现的资源组合体,只有对这些资源进行合理安排和充分利用才能有效地达到组织的目标。在高校中,学校获取有关学生信息的渠道来自于辅导员,只要和学生有关的各项工作最终都由辅导员来负责完成,所以有“上面千条线,下面一根针”的说法。对此,辅导员只有充分地调配和使用学生资源才能有效、及时和按计划完成各项工作,这需要辅导员用心构建各专业的班委团队,处理好班委分工和协作事宜,明确各个班委成员的工作职责和在计划工作中所承担的任务,实现每个班委团队“人人有事做,事事有人管”,明确组织层级中的指挥链和信息传递链,保证命令下达的有效性和信息传递的及时性,同时根据各班班委的工作能力和接受任务的主动性处理好集权和分权的关系。如果每个班委都能各司其职并切实发挥作用,就可以使辅导员免于陷于事无巨细均要亲为的低效率工作境地,从而有更多的精力用于制度建设和例外事件的处理上。在实际工作中辅导员和各专业学生班委的组织架构以直线职能制为主,遇到紧急情况也可以采用矩阵制结构,即从各专业班委中抽调人员组成临时工作小组进行处理,辅导员担任临时小组的负责人,事情处理完毕小组即自行解散,从而保证组织体系稳定的同时又具有一定的灵活性。

三、当好领导,带领团队共同进步

管理学原理中对领导的定义是指导和影响群体或组织成员,为实现所期望的目标而作出的努力和贡献的过程或艺术。这里要探讨一下辅导员的角色问题,在诸多研究文献中不同的学者对辅导员在工作中的角色有不同的看法,综合起来可以归纳为“传令兵”、“高级保姆”、“服务员”、“政治指导员”、“法官”、“救火队员”、“心理咨询师”等等,但笔者认为高校辅导员的角色就是“领导者”,即所带年级学生的直接领导者。在管理学原理中,领导职能体现在以下几个方面:一是方向上的引导;二是技术方法上的指导;三是沟通;四是激励。在辅导员工作中,很重要的一项就是思想政治教育,即引导学生爱党爱国爱校,树立起符合社会主义新时代要求的道德观、人生观、价值观和恋爱观,以振兴中华民族为已任,成为一个政治思想过硬、道德情操高尚、拥有使命感和责任感的新时代大学生。这实际上就是为青年学生指明前进的方向,即领导职能中方向上的引导。而辅导员在班级工作中传授自己的经验,帮助学生管理团队成员熟悉和掌握所承担的任务内容和要求,使学生理解先进的管理理念和方法并能应用到实际工作中,这些就是领导职能中技术方法上的指导。辅导员与学生管理团队之间讨论问题、制定方案、探求思路中体现的是领导职能中的沟通艺术。在学生工作中如何使学生班委积极热情地投入到工作当中,能够自觉主动地发现问题并解决问题,辅导员除了在方向上引导、方法上指导外,还需要为团队成员提供必要的激励措施以及考虑如何以最少的激励成本获得最大的工作效益,这其实就是领导职能中的激励。发挥好领导职能对辅导员而言最具有挑战性同时也最能提高自身的领导能力,而带好一个团队不仅可以打造高效运作的班委集体,使各项学生工作按计划高质量地完成,而且可以通过班委集体的工作和影响力带动整个班级乃至整个年级的同学共同进步。

四、做好控制,确保工作目标实现

管理学原理中对控制的定义是指对组织内部管理活动及其效果进行衡量和校正,以确保组织目标以及为此而拟定的计划得以实现。计划是控制的前提,计划为控制提供标准,同时控制又是保证和衡量计划实施效果的必要手段。在辅导员工作中,控制是不可或缺的一项职能,通过控制可以总结前期活动和任务完成的效果,发现各项工作计划中存在的问题,为下面的工作改进提供依据。控制是一个过程,辅导员要积极地介入其中,改变以往“无事就是功”的工作理念,积极主动地调查搜集学生对各项工作执行效果的反馈信息,发现问题要及时纠正调整,保证预期工作目标的实现。辅导员在行使控制职能时要注重遵循例外原理,即把控制的主要注意力集中在那些超出一般情况的特别好或特别坏的情况,这样控制工作的效能和效率就越高。

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