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无纸化办公条件下档案管理的实践与探索

时间:2011-04-22  作者:秩名

论文导读:美国未来学家托夫勒在《在第三次浪潮》里预言:“后工业社会将必然进入无纸化办公的时代”。现有的传统纸质档案工作的管理体制及其收集、整理、鉴定、保管和提供利用等工作模式,已经很难适应新技术下档案管理工作的新要求。在工作程序、工作方法、管理制度上都是对传统档案工作的挑战,随然现在显现的还不是很明显,但随着办公现代化程度逐渐深入,由此产生的矛盾和工作瓶颈会逐步加剧。
关键词:无纸化办公,档案管理,方法
 

进入20世纪以后,随着以电子计算机为核心的数字化办公技术的普及和运用,电子文档及部分音像制品进入了档案领域,尽管没有能够动摇传统纸质档案的地位。但是,我们可以看到,数字化档案已经越来越多地代替了传统的纸质档案,办公逐步实现了无纸化。美国未来学家托夫勒在《在第三次浪潮》里预言:“后工业社会将必然进入无纸化办公的时代”。这是现代科学技术在办公领域的一次革命,带来了人们观念、制度、乃至生活和工作方式上的巨大变化,无纸化办公已然成为现代化办公的一种标志。现有的传统纸质档案工作的管理体制及其收集、整理、鉴定、保管和提供利用等工作模式,已经很难适应新技术下档案管理工作的新要求。本文结合齐齐哈尔职业学院无纸化办公与档案管理工作实际情况探讨如何在无纸化办公条件下开展档案管理工作。

一、实现无纸化档案管理的好处

(一)无纸化办公与档案管理实现无缝连接,能够减少档案管理工作成本,提高档案管理工作效率。

(二)档案资料的收集、整理等工作变得非常方便,使得档案资料实现高密度永久保存。

(三)档案资料的目录和索引生成快捷,在查询和利用方面也是传统档案管理所不能比拟的。论文发表

(四)能够实现档案资料更加安全的加密保护。

(五)可以实现基础数据的快速统计和分析。

二、齐齐哈尔职业学院档案管理现状分析及实现无纸化条件下档案管理的途径

(一)档案管理现状分析

今天数字技术的高度发展,电脑日趋普及,互联网全面开通,人们在逐渐习惯电脑上办公,政府机构、社会团体、企业单位都已逐步建立起自己的电子政务系统、网络协同办公系统和门户网站,数字化电子文件在现代化办公中大量出现,办公越来越多的实现了无纸化,人们可以在互联网上非常便捷地查询和阅读所需要的文件档案。现代科学技术开创了电子文件生成和阅读的多元化以及文档合一的全新管理方式,为适应这一发展方向,齐齐哈尔职业学院在2008年下发了《关于实行无纸化办公的通知》,文件要求根据学院办公特点,推进办公现代化和办公自动化水平,提高工作效率,节约办公成本,决定从2008年3月1日起所有部门的各类文件材料,通过办公平台发布,实行无纸化办公,根据工作实际情况尽量采用电子存档、网上传送、网上交换等形式,一般不得再印制纸质文件进行流转。在此种情况之下,势必会对档案管理工作产生很大的影响,各部门产生的档案的形式会变的更加复杂。在工作程序、工作方法、管理制度上都是对传统档案工作的挑战,随然现在显现的还不是很明显,但随着办公现代化程度逐渐深入,由此产生的矛盾和工作瓶颈会逐步加剧。论文发表。

传统的档案管理方式难以适应现代化办公方式,做到档案收集、档案管理、档案利用等方面能够适应新形式,那么只是探索一套新的档案管理模式,如管理制度、工作程序、工作方法、利用手段等,为齐齐哈尔职业学院教育教学工作提供更加优质的服务。论文发表。

(二)实现途径

1.必须拥有一支适应时代发展的档案管理人才队伍。我们传统的档案工作以纸质载体为主的档案管理工作,按照档案管理相关工作制度和工作方法开展工作,通过多年的工作已经建立了一套完善的档案管理制度,积累了丰富的工作经验。而在现代化办公条件和方法下,档案管理工作也已逐步向着现代化和数字化方向发展,面对档案管理工作中产生的新问题,那么能够拥有一支适应时代发展的档案管理队伍是更好地完成档案管理工作的关键。因此,当前档案管理工作需要培养一批年轻化、专业化队伍。一是要做好专门人才的引进、吸纳;二是对原有档案管理人员进行定期专业培训,学习掌握新知识,尽快适应现代化档案管理工作;三是合理的组织形式。

2.修订完善档案管理制度是保证档案管理工作有序开展的基础。现在齐齐哈尔职业学院档案管理各项制度共十四个,主要包括《档案管理制度》、《档案保管制度》、《档案借阅管理制度》、《档案室工作制度》等,这些工作制度都是建立在纸质载体为主的形式之下,已经不能适应现代化档案管理工作。需要我们根据档案管理工作现状,充分进行调研和分析,建立和完善一套适合档案管理工作现状制度体系,保证在学院推进无纸化办公条件下档案管理工作顺利开展。主要面向电子文档、声像、图片等数字信息,要从形成、收集、鉴定、管理、利用等环节入手,依据国家相关规定和已成熟的经验,自上而下逐步展开。规范制度不能自搞一套,要建立科学化、规范化和兼容性强的工作制度来指导档案管理工作实际。

3.档案载体的变化给档案工作方法和程序带来了新问题。自从纸张的诞生档案载体就从原始的石头、行简、青铜等逐步转向为纸质载体,并形成了现在的关于纸质档案的一套完整的管理体制与工作程序。过去我们一直着重档案的实体性,因其作为历史的见证,它具有原始性、唯一性,可以说“原件”就是传统档案的灵魂。但随着科学技术的发展,无纸化办公以高工作效率、低成本逐步推广开来,以至于在日常工作中大量的产生电子文档等以磁盘和光盘等介质保存的文件,这些以虚拟形式存在的文件,在编辑、修改、传递、复制等方面相当方便和快捷。

四、具体工作方法

一、以人为本,注重人才引进和培养。并将电子文档的收集、分类、整理、归档、保管、利用纳入文字处理人员岗位职责之中。按照电子文件处理的要求保证归档电子文件的真实性。

二、档案管理应是实行纸质档案与电子档案并存管理。纸质档案具有直观性和法律效力的原始凭据。而电子档案具有不确定性,但其形成、传递和数据共享相对于纸质档案更加便捷,能够大大提高我们的工作效率。作为现代化办公发展的方向,我们应该加强对纸质档案的管理,同时要更好的开发电子档案的价值。

三、电子档案的形成应有一套规范的制度和程序。在电子档案形成时就应确定其是否在归档范围,在归档时将电子档案制成光盘或其它数字承载形式,上交档案室进行归档,上交时要上交二份,一份进行永久保存,一份备查利用。

四、档案室在接收时要认真检查。检查电子档案的完整性、有效性和原始性,保证接收电子档案是否有信息破损或是被非正常改动。

五、电子档案保管应符合国家相关规定和标准。配备电子档案保管设施和设备,达到防写处理,竖立存放,避免挤压,远离磁场和强热源,并与有害气体隔离,环境温度和相对湿度达到国家标准,确保电子档案的安全与完整。


参考文献:
[1]蒋永香 无纸化办公与档案管理[J] 《湘潭师范学院学报》 2006年第4期
[2]燕开良 无纸化办公中加强档案管理[J] 《政务办公》 2006年4期
[3]曲卫华 王海英 档案管理的现代化趋向[J] 《中医药管理杂志》 2006年第2期
[4]张海洋 从档案管理角度看“无纸化办公”[J]《中国档案报》 2006年第3版
 

 

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