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浅议高校档案的信息化管理

时间:2015-11-06  作者:郭莲芳

摘要:计算机技术、网络技术和通信技术的发展和应用,为高校档案的信息化管理提供了良好的条件,也对高校档案管理工作提出了新的要求。档案工作人员必须与时俱进,更新观念,提高专业知识与技能,实现由传统的管理理念向信息化管理理念的转变。本文分析了高校档案管理过程中出现的观念、素质、标准等方面的问题,从观念更新、人员素质、基础硬件建设、管理制度等方面提出了相应的对策。
论文关键词:高校档案,信息化管理,人员素质,标准

(1) 高校档案管理工作的主要内容

高校档案是指高校在招生、教学、科研、管理以及其他办学活动中形成的历史记录,高校档案管理工作的主要内容包括:

1、学生的相关档案管理

管理的对象主要分为学生教学实践相关档案和学籍相关档案。学生教学实践相关档案包括专业人才的招生培养计划,教务管理、教育和实习大纲(计划)及其实施材料与总结,课程安排和教学日历、实习情况、毕业论文、学生工作去向、学风与教风建设等相关资料。学籍相关档案包括上级和学校关于学籍管理的文件材料、在校学生名册(分年度)、统计表及相关材料、学生成绩报告单(含外语四、六级和计算机考试成绩)、学籍变更情况材料(包括:留级、休学、退学、复学、转学、转专业等)及学生学籍处分文件等。

2、科研的相关档案管理

管理的对象主要分为专业建设相关档案和师资建设相关档案。专业建设相关档案包括重点专业、重点课程、重点学科、新办专业、课程建设相关材料的申报材料和批准的文件材料、科研项目立项、教学计划制定、修改的有关论证材料及行政、支部、教研室年度计划、总结和有关会议记录等原始材料。师资建设相关档案包括高校教师队伍的结构情况、学术水平、青年教师的培养计划、教师建设规划等。

(2)高校档案信息化管理工作存在的问题

由高校档案管理工作的主要内容我们可以看出,档案管理工作任务非常繁琐,内容复杂,涉及面宽,是一项系统的连续的工程。传统管理工作主要基于手工与纸质档案,任务重效率低,服务范围有限。高校档案信息化管理主要利用电子计算机和网络技术,实行自动化、智能化管理,构建数据库,建立数字电子档案,建立网络查询检索公平台,方便高校、学生、用人单位与社会使用[3]。高校档案信息化管理虽然有效减少了工作任务、提高服务效率与水平、扩大服务范围,但也产生了一些问题。概括起来主要有以下几方面:

1、观念滞后,缺少热情,对高校档案信息化管理的重要性认识不够。

有部分档案工作人员由于习惯的传统的手工模式,对于现代信息化管理模式缺少热情。长期以来,相当一部分人对高校档案管理观念认识不够,认为档案就是裁剪、装订、保管等单调重复的工作,只要不丢失、不泄密即可。这造成档案工作默默无闻,档案工作人员不求上进,领导不够重视。在档案管理信息化的冲击下,由于不少档案工作者不懂计算机技术,对档案信息化了解不深不透,不愿去接触和学习新知识,一味的“等”与“靠”,对高校档案信息化管理的重要性认识不够,没有把档案信息化建设摆到应有的高度[4]。

2、队伍专业素质不高,人员流动性强,硬件设施薄弱。

档案部门做为高校的辅助性部门,很多专职人员年龄偏大,女性较多,甚至有一些工作人员是“半路出家”,专业知识与技能薄弱,整个队伍素质不高。近年来,由于国家对档案工作的重视,高校扩招,档案工作业务量激增,但档案人员不稳定现象却相对突出,对于档案工作者来说,该工作任务重、难度大,且工作具有较大的机械重复性,使得相关人员在进行此项工作中缺乏积极性,加之档案部门提升空间小,岗位激励机制不足导致了相关档案工作人员较强的流动性[5]。档案信息化建设的另一个困境是学校投入不足,不能满足信息化建设的要求,对档案信息化管理相关电子网络设备的投资滞后,基础硬件设施薄弱。

3、档案信息化管理的相关制度不健全,电子档案缺乏统一标准。

目前高校档案管理制度主要是针对原来传统手工与纸质模式制定的,不适合档案信息化管理模式,缺少电子档案的使用与管理法律法规,这为电子档案的合理合法使用留下隐患,不能有效保障其安全[6]。高校档案信息化建设由高校自行承担,每个高校经济实力不一样,各个档案馆按自己的经济能力与技术水平选择硬件设备与软件系统,这就形成了一条各自为政、标准不一的发展道路。各个高校电子档案数据标准不同、内容不规范、结构不同,这使高校电子档案在网络衔接与资源共享时障碍重重,不利于高校档案信息化建设。

(3)高校档案信息化管理工作存在的问题对策分析

1、领导重视,更新观念,提高认识

高校档案在维护学校历史原貌,指导学校工作,发展学校科研教育中起着重要的作用,是学校教育事业的必不可少的部分。高校档案工作能否长足发展,这与领导关心与重视是分不开的。高校领导应该关档案的信息化建设,保证档案信息化建设资金投入,将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中,改善档案人员工作环境,制定行之有效的激励机制,提供良好的发展平台,确保高校档案工作应有的地位,加强对档案工作的领导。在信息时代,档案信息化进程能否有序进行,关键在于档案工作者能否提高认识,更新观念,改变传统的工作方式。面对档案工作的新形势,档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化。档案工作要适应信息时代的要求,就必须冲破 “接档案、管档案”的传统观念,剔除影响档案信息化发展的体制弊端,使其与全社会信息化发展相一致。档案工作者要关心档案信息化进程,加强与高校其它部门的交流与联系,消化吸收其它部门信息化建设的先进经验,加紧对档案信息的标准化、存储数字化和利用网络化的现代化建设。

2、提高人才素质,完善硬件设施

在信息化时代,高校档案管理者急需现代化信息管理技术全面的人才,而要做好高校档案工作,档案管理者必须提高理论水平和专业技能。首先,把好人才入口关,加强对档案人员的继续教育。采用人才招聘方法,引进一些具有专业扎实,技能精通的人才。大胆使用具有专业特长的年轻人,发挥他们的聪明才智。为了适应信息化管理的工作的需要,档案人员必须扩大知识面,学习技术,增长技能,以适应岗位发展的要求。高校档案人员要补充有关档案知识,不能只是“等”和“靠”,最简单有效的办法是通过自学来掌握、通过实践来提高,比如经常阅读档案专业期刊,提高档案专业知识,了解档案事业发展的新动态。其次,稳定人员队伍。档案工作连续性强,基础业务和规章制度建设需要档案人员较长时间的学习,积累经验。才能逐渐适应,逐步完善。档案人员的频繁调动无疑将影响到高校档案工作的连续性。因此,抓好高校档案人员的稳定工作对维护档案工作的长远利益有很大的好处。然后,引入竞争机制。 高校档案部门引入竞争机制有利于营造激励人们奋发向上的软环境,要改变“安于现状、不思进取”的状况。这就需要制定切实可行的岗位考核标准与措施,把考核与评优、晋级挂钩,使每个档案人员能朝气蓬勃,勇于进取,发挥自己的优点与特长,实现自我价值的最大化。最后,抓好数据库建设,完善硬件设施。目前,档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据建设。开发和建设数据库系统是高校档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。

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