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浅谈企业物资采购成本控制

时间:2011-04-21  作者:秩名

论文导读:本文结合笔者多年从事物资采购管理的经验,简单探讨了本人对物资采购成本控制的一些见解。2.建立完善的物资采购制度是做好采购成本控制的基础2.1.建立供应商选择和考评制度制定物资采购供应商管理办法,建立合格供应商评价和考核程序,明确合格供应商选择和确定的基本条件,对供应商准入资格进行审批和备案,建立供应商档案,做好供应商供货质量和履约情况的记录,实行动态管理,优胜劣汰。3.控制采购成本的有效途径3.1.定期对物资商情进行分析,把握价格变动的有利采购时机在信息时代,谁掌握了准确的、最新的市场信息,谁就占有采购的主动权,谁就受益。
关键词:物资采购,成本控制,有效途径

  1.引言相关资料数据表明,对于生产型企业来说,70%以上的企业采购金额占销售收入的百分比都在50%~70%之间,对于大多数企业,降低采购总成本的1%,对利润增加的贡献在8%以上,因此控制好采购成本并使之不断下降,是一个企业不断降低产品成本、增加利润和提高市场竞争力的重要手段之一。本文结合笔者多年从事物资采购管理的经验,简单探讨了本人对物资采购成本控制的一些见解。
  2. 建立完善的物资采购制度是做好采购成本控制的基础2.1.建立供应商选择和考评制度制定物资采购供应商管理办法,建立合格供应商评价和考核程序,明确合格供应商选择和确定的基本条件,对供应商准入资格进行审批和备案,建立供应商档案,做好供应商供货质量和履约情况的记录,实行动态管理,优胜劣汰。重点物资的供应商资格必须经过研发部门、质量部门、财务部门和物资采购部门联合考核确定,若有可能最好到供应商现场审核,保证真正具有市场竞争力的供应商入选。
  2.2.建立价格档案和价格评价体系企业采购部门要对所有采购的物资建立价格档案,对每一批采购物料的报价,应首先与归档的原材料价格进行比较,分析价格差异的原因,如无特殊原因,采购价格原则上不能超出档案中的价格水平,否则要做出详细的说明。对于重点大额物资的价格,要建立成本分析和价格评价体系,由企业的相关部门组成价格评定小组,定期收集市场价格信息,分析评价现有价格水平,据此对归档的价格档案进行评价和更新。
  2.3.建立物资采购审核审批制度为有效控制物资采购成本,对关系物资采购成本的重要环节建立审核审批制度,如合格供应商的评定由物资采购部门起草,研发部门和质量部门审核,主管领导审批;采购计划由物料计划员起草,生产计划部门审核,主管领导审批;采购价格由采购人员依据市场比价情况提出,第二采购人员和财务部门审核,主管领导审批。
  2.4.建立物资采购效能监察和审计制度为了规范企业物资采购行为,加强对物资采购全过程的监督检查,杜绝不正当和违纪行为发生,促进物资采购健康、高效运行,在保证物资正常供应的同时有效降低采购成本,组建由相关职能部门参加的联合工作小组,对本单位物资采购工作履行指导、检查、协调和问题处理等职能,形成既有明确分工,又有相互协作的工作机制,发挥整个监督体系的整体功能,共同抓好监督工作。对采购业务定期开展审计和对大额物资采购活动实行效能监察,通过对物资采购计划的制订、采购渠道选择、价格确定、质检验收和货款支付等重点环节执行各项规章制度情况进行审计,促进采购效能持续改进。
  3. 控制采购成本的有效途径3.1.定期对物资商情进行分析,把握价格变动的有利采购时机在信息时代,谁掌握了准确的、最新的市场信息,谁就占有采购的主动权,谁就受益。采购单位应该充分利用市场信息平台建立企业采购资源信息库,从外部市场把握和内部管理监测两个角度进行信息收集,加大分析力度,把握市场价格趋势,提高采购工作的市场敏感度,准确把握有利采购机会,可有效节约采购资金。
  3.2.大额物资采购集体评审决定受传统观念的影响,好多企业对采购部门的投入是很有限的,因此想对所有采购项目都施行集体评审是很难实现的。为此,笔者对我所连续三年的采购数据进行了统计分析,发现采购项目种类与采购资金基本呈现二八效应,即20%的采购项目占用80%的采购资金,80%的采购项目仅占20%的采购资金,根据分析结果,在采购管理过程中抓住重点,建立了大额物资采购集体评审的制度,对单项采购金额超过10万元的采购项目,组织由设计部门(或使用部门)、财务部门(或审计部门)、质量部门和物资部门至少三个部门联合组成的采购工作小组集体决定价格与供应商,运行结果表明,对有效降低采购成本可以收到事半功倍的效果,同时也保证采购过程的公开公平公正和健康有序进行。
  3.3.合理控制采购数量,减少呆滞物料的产生随着市场竞争的日趋激烈,企业为了满足客户的各种需求,产品的品种越来越多,所涉及的物料品种也不断增加,小批量、多品种和进度急是采购部门面临的新问题。成本和进度之间有着一定的矛盾,为了保证进度,采购过程中往往会加大采购数量。大家都知道一个简单的公式,单价×数量=采购总金额,采购管理过程中设法降低采购价格是大家普遍关注的焦点,而对采购数量的控制往往容易被忽视,采购数量控制不合理将会导致大量呆滞物料的产生,因此,关注并加强采购计划的控制也是降低采购成本很重要的环节,采购计划做到“采购有依据,放量有原则”,就可以大大减少呆滞物料的产生。
  3.4.选型标准化和早期供应商参与企业建立自己的采购产品标准化库,不同的设计师或不同的产品设计组在产品的设计阶段,尽可能选用标准化库的物料,降低特殊或定制项目的数量,形成采购批量,有利于降低采购成本;在产品设计初期,选择伙伴关系的供应商参与到新产品开发小组,通过供应商早期参与的方式,使新产品开发小组依据供应商提出的性能规格要求,尽早调整研发战略,借助供应商的专业知识来达到降低采购成本的目的。
  4.结束语要做好物资采购成本控制,企业必须建立完善的采购管理制度,科学合理的规章制度是规范采购行为的基石。同时通过定期对物资商情进行分析把握有利采购时机、大额物资采购相关部门集体评审、合理控制采购数量、设计选型标准化和早期供应商参与等具体方式的执行,可有效控制采购成本,提高企业产品的市场竞争力。

参考文献
[1] 《制造业物料管理实务》,傅武雄编著,厦门大学出版社.
[2] 《企业物资采购的监督与管理》,霍德宏、王建华,《黑龙江科技信息》,2008.11.
 

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