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高校辅导员管理学生档案之我见

时间:2015-07-28 21:31:20  作者:葛红丽

摘要:高校学生档案是记录学生成长过程的重要信息,体现了学生每个阶段的能力和不同的素质。高校的不断扩招带来学生人数的增加和学生档案工作的繁重,这使得高校中一部分辅导员就充当了兼职档案员。因此,正确分析辅导员管理学生档案的利弊所在,对于改进高校学生档案管理工作有着重要的意义。
论文关键词:高校辅导员,兼职档案员,学生档案管理
  高校学生档案是学生走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下,高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证,有着难以替代的作用。近年来,由于高校的不断扩招,使得学生人数急剧增加,随着而来的学生档案工作日益繁重,这使得高校中一部分辅导员就充当了学校兼职档案员。作为辅导员来从事学生档案管理工作,可谓利弊参半。
  一、辅导员管理学生档案的有利之处
  1.缓解专职档案员的工作压力。当前高校档案信息量剧增,仅依靠有限编制的专职档案员已是力不从心。专职档案人员需要集中更多精力在贯彻执行档案政策法规,规划全校档案工作、利用档案促进高校部门工作,大力收集和开发档案信息资源。档案材料的收集、整理、入馆之前鉴定就要更多依靠兼职档案员的力量来完成。建立由辅导员任职的兼职档案员队伍,可以最大限度地缓解专职档案员的工作压力,促进学生档案管理工作的完善。
  2.提升学生档案的质量。大学四年里,与学生接触最多的是辅导员,了解学生最多的是辅导员,与家长接触最多的是辅导员,辅导员对学生的各项资料文件的来源去处掌握的较清楚。他们最先接触第一手资料,能够保证文件材料的齐全、完整、分类科学合理,能更准确判断文件材料的保存价值。因此,由辅导员来进行学生档案管理,可以迅速快捷的收集各类材料,补充完善学生的各类档案资料,从而提升学生档案的质量。
  3.有效促进学生管理工作。学生档案记录了学生在校期间的学习、生活、各种社会实践、家庭社会关系和经济状况。辅导员可以充分借用这些信息来进行学生管理工作。例如每学年结束,辅导员可以利用学籍表上的相关信息对学生进行分析比较,表扬先进鼓励落后,以促进良好班风学风的建设。
  二、辅导员管理学生档案的不足所在
  1.学生档案管理意识不强。树立和强化档案意识是做好档案工作的前提和基础。但是由于辅导员平时承担着大学生思想政治教育、心理辅导、学生生活指导、就业指导等工作,平时几乎没时间进行学生档案管理。再加上辅导员的档案管理工作只是作为兼职工作来进行,在提升职务和职称方面相对滞后于专业人士,使得作为兼职档案员的辅导员工作积极性不高,不重视该项工作,一般从新生入校到毕业,只有在毕业生离校时才集中整理一次[1]。学生档案长期无人查阅,很多应该及时归档的材料都没有被装入,学生档案里只是收集了一些最基本的资料,很多能反映学生个性与特长的材料都未被归档,从而使得学生档案“千篇一律”,不能全面反映出学生的状态和全貌。
  2.规章制度不健全导致责任不清。受传统“重教学、轻管理”的教学理念的影响,部分高校忽视管理队伍的建设,尤其是作为兼职档案员的这些辅导员的管理。高校辅导员的本职工作是进行大学生思想政治教育,在监督考评上也主要是以辅导员的考核标准进行考核,与档案管理牵涉不大,这就使得许多作为兼职档案员的辅导员游离于档案管理行列之外,究其原因,是没有制定明确的规章制度,没有给这些兼职档案员一个明确的责任与分工,说明哪些事该干,哪些事不该干[2]。
  3.辅导员档案管理业务技能不过硬。作为一名合格的档案管理者,需要具备相关的政治素质、业务素质及与时俱进的创新素质。但是由于辅导员最初不是作为档案员进行培训与管理的,使得他们档案管理素质在不同程上存在欠缺。再加上学校在监督与培训这些兼职档案员时力度不够,一些辅导员没接受过专业的档案管理方面的教育,连基本的档案知识都不具备就“上岗”,管理理念陈旧落后,管理方法比较传统,一切按经验办事,缺少创新意识和创新欲望。
  上述原因直接造成了学生档案质量的下降,也间接造了成学生尤其是毕业生对自己的人事档案不重视。学生档案管理中存在的问题直接带来了毕业生档案的不齐全,不规范,等到用人单位审查时发现问题多多,从而耽误毕业生的一系列事情,影响毕业生就业。
  三、辅导员做好学生档案管理工作对策研究
  通过上述分析,我们应看到,高校辅导员作为兼职档案员进行学生档案管理可谓是各有利弊。但是,现如今学生数量的不断增加和学生档案的日益重要又让我们不得不利用辅导员这一群体来进行学生档案管理。因此,如何充分有效地利用辅导员进行学生档案管理应是每一所高校都应考虑的现实问题。
   1.制定详细规章制度明确责任分工
  学生档案管理存在的问题之一就是责任不清,而责任不清的一个重要原因就是缺少明确的规章制度来给兼职档案员一个明确的责任分工。辅导员作为兼职档案员往往太忙,时间不够用,为了完成相应任务,找一些人帮忙,敷衍了事,造成了学生档案收集、整理的不全面、不规范。因此,制定详细的规章制度来明确辅导员作为兼职档案员的责任分工,那样辅导员就不是“身兼数职”,在规定时间完成规定的任务,从而使得归档更加快捷与通畅,也减轻了辅导员的负担。
   2.增大学生档案管理监督和培训力度
  学校相关部门监督和培训不到位也是导致辅导员忽视学生档案管理的一个方面。定期开展档案讲座,宣传档案的重要性,这有利于提高辅导员对档案的认识。定期对学生档案进行检查,有利于督促辅导员及时进行归档,查漏补缺,提高学生档案的利用率,把“死”的档案变“活”[3],从而更好地为广大师生服务。定期进行业务培训,组织档案员尤其是兼职档案员进行学习交流,相互取长补短,增强档案员尤其是作为兼职档案员的辅导员的业务素质。
   3.辅导员不断提升自身业务素质
  从辅导员自身角度来说,除了通过参加学校的各类培训学习来提升自身素质外,也需要自己主动学习和改进管理方法。“工欲善其事,必先利其器”[4],辅导员应主动加强自身学习,具备基本的职业道德和档案管理知识。同时,辅导员也应不断增强创新意识,更新传统的档案管理方式,结合本校实际注意收集那些能体现学生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,增加学生心理、信用、个性、和特长等档案资料,使学生档案准确、客观地反映学生的综合素质与现实表现,真正反映出大学四年学生的成长过程。
   4.加强学生对自身档案的认识与重视
  学生档案管理存在的一些问题中,也有一些是因为毕业生自身对档案的重视程度不够引起的。因此,加强对学生的档案教育非常有必要。在新生入学之初,辅导员可以利用新生建档的时机向学生宣传相关的档案知识,让学生在一进入大学就意识到档案的重要性。通过相关教育让学生在思想上、行动上对档案重视起来,并协助辅导员班主任进行档案材料的收集与整理,等到毕业时辅导员整理起来就能得心应手。学生参与相关档案的收集与整理,一方面有利于减轻相关工作人员的负担,另一方面也能让学生意识到档案的重要性,不断完善自身档案材料,在毕业时得到一个真实、全面、个性的自我。
  学生档案管理工作非一朝一夕之事,它是一个连续不断的过程。作为兼职档案员的辅导员,如何充分合理地利用时间与资源进行学生档案管理,并依托学生档案管理来促进学生管理工作,也是体现自身工作能力与素养的一个重要凭借与依托。因此,辅导员需要不断提升自身素质,在圆满完成专职工作的同时,做好兼职档案员这一时代赋予我们的任务。
参考文献:
[1]江歆楠.学生档案管理的问题和对策[J].中国科技博览,2010,(17):251.
[2]陈燕.浅谈高校档案管理人员综合素质的提高[J].科技创新导报,2008,(3):183.
[3]张韵.对高校兼职档案员队伍建设的思考[J].职业时空,2010,06(6):68-69.
[4]官莉萍.对辅导员做好高校兼职档案员的若干思考[J].安徽文学(评论研究),2008,(5):270.

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