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对档案从管理方式到知识管理的探讨

时间:2016-04-17  作者:佚名

【摘要】档案管理发展到现在历经了三个阶段,第一个阶段是档案实体管理阶段,第二个阶段是档案信息管理阶段,第三个阶段是档案知识管理阶段。人们在每一个阶段对于档案管理的认识都存在一定的差别,由于档案管理工作内容的差别,管理人员在实际工作中采取的管理方法、理论研究对象等都一样,因此论文主要是对各个发展时期的档案管理工作进行分析。
论文关键词:档案实体管理,信息管理,档案知识管理

档案是企业中的资源,它可以真实地反映出企业各方面经营活动的情况,同时档案也是企业中的无形资产,在企业管理工作中有着重要的作用,因此对档案进行规范化管理,是每一家企业在管理中的基本要求。纵观档案管理的发展过程,主要分为实体管理、信息管理以及知识管理三个阶段,只有了解各个阶段的档案管理工作,才能使企业档案管理尽快的完成转型。

2 档案实体管理的分析

2.1 档案实体管理阶段的主要工作内容与管理方法

在档案实体管理阶段中,文件内容和载体还没有区别开来,工作的主要内容依然被固定在载体上,所以这一发展时期物本管理理念渗透于档案工作的各个方面。在实际的工作中,档案管理人员主要对档案实体进行收集、整理以及鉴定后,再对其进行保管、统计以及利用,此时档案管理工作的内容主要是围绕档案实体开展,信息开发力度不够。在物本管理理念的影响下,档案工作人员采取手工管理的方式对档案进行收集、整理等,而档案的保管以及保护主要是比较简单的物理、化学技术。后期档案管理人员开始在工作中应用先进的计算机技术,但是功能还是比较单一。

2.2 档案实体管理阶段的理论研究对象

在档案实体管理的发展阶段,工作人员主要是对档案实体进行研究。在封建时期,史学家为了能够方便地编写史书,开始有意识地对档案史料进行简单的分类与整理。进入20世纪以后,才正式对档案进行专门研究,此时的理论研究仍然比较粗浅、直观。一直到20世纪中期,档案学才正式形成,但并没有独立作为一门学科而存在,这时主要是以机关档案的管理作为主要研究对象,很少涉及其他方面的内容。新中国成立之后,档案学才正式划分出来作为一门独立学科,这时档案管理理论得到了很大的发展。

3 档案信息管理的分析

3.1 档案信息管理阶段工作的主要工作内容与管理方法

在档案信息管理这一发展阶段,档案工作的主要内容在原来的基础上增加了检索和编研两项工作内容。在20世纪末之后,政府开始采取一系列的措施对档案管理工作进行改革,档案管理工作的侧重点逐渐发生变化,财务论文对于档案信息开发的投入越来越大,编研工作的内容得到了更深层次的发展。此时档案工作人员的管理方法也发生了较大的变化,逐渐摒弃传统手工管理方式,而是将先进的计算机技术应用于档案管理中,由于信息技术的应用,档案管理部门开始建立网络档案管理平台,使档案资料得以实现在线归档,而利用纸质档案数字化之后,更是实现了档案资料的自动检索,同时还实现了档案资料的缩微保存。

3.2 档案信息管理阶段的理论研究对象

在档案信息管理这一发展时期,档案工作的理论研究对象不再局限于档案实体,而是在研究档案实体的基础上,重视档案实体的研究。在应用现代信息技术的情况下,档案学者不仅要研究如何对档案实体进行有效的管理,而且还要研究档案实体管理制度对于当前档案信息管理的影响,关注档案信息的发展过程,重视信息的交流与共享,分析何种管理制度与方法符合当前的档案发展,从而建立完善的档案管理机制,采取有效地管理方法,进一步提升档案工作效率,全面实现档案信息化。

4结束语

档案管理的三个发展阶段是相互联系、不断变化的过程,不能将其截然分开,当前我国企业的档案管理正处于转型时期,是从档案实体管理阶段向信息管理阶段与知识管理阶段过渡的时期,档案管理人员正在寻求符合企业需求的档案管理体系,不断创新档案管理模式与方法,虽然取得了一定的进展,但总体上还没有得到质的飞跃,仍然需要继续进行探索。


参考文献
[1] 胡小琳.档案管理工作的跨越式发展——从档案实体管理向知识管理的演变[J].档案与建设,2013,08(04):426-430.
[2] 曹瑞玲.档案知识管理与实体管理之探析[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2012,06(02):211-216.
[3] 曹琳琳.试论知识管理在档案管理中的应用[J]. 档案,2012,15(10):142-146.

 

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